PREPARATORIA
REGIONAL
ENRIQUE
CABRERA BARROSO
MATERIA:
INFORMÁTICA II
ALUMNO:
JUAREZ VELAZQUEZ MARTÍN
GRADO Y GRUPO: 2EV
TEMA:
MICROSOFT EXCEL 2010
La nueva versión
2010 de Microsoft Office contiene también un programa de administración y
creación de libros de cálculo, que realiza tareas en hojas de cálculo con
formatos profesionales, gráficos y formas con efectos 3D .Prepárate para
descubrir Excel.
Introducción a las hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo
son el equivalente electrónico de las hojas tabulares que utilizaban los contadores,
llamadas libros de contabilidad. Están estructuradas en columnas y renglones (filas)
que permiten registrar datos y formulas en cada una de las intersecciones
denominadas celdas.
Las primeras
computadoras personales, se desarrollarán una serie de programas o software
para el procesamiento de textos y para muchas otras aplicaciones de dibujo y de
cálculos matemáticos pero lo esencial en las pc fue la invención de la hoja de
cálculo.
En octubre de 1979
,estudiantes Harvard: Dan Brickin y Bod franston,crearon la compañía SOFTWARE
ARTS.INC, E INVENTN LA PRIMERA HOJA DE CALCULO A LA CUAL DENOMINARON VISITCALc,
fue una aplicasion de las PC (Apple II)
,con 64 KB de memoria RAM, por lo cual se popularizo rápidamente.
Microsoft introdujo
en 1983 la hoja de cálculo múltiple, capaz de encadenar múltiples hojas para
trabajar simultáneamente, administración los vínculos entre ellas .en 1982 Mitchell
Kapor fundo la compañía Lotus Development Corporation y en 1983 diseño, junto
con Jonathan Sachs, la hoja de cálculo más conocida, considerada como el
estándar en este tipo de programas durante muchos años Lotus 1-2-3 para las
computadoras IBM-PC.
En 1985 Microsoft desarrollo una hoja de cálculo
para las nuevas Applesmacintosh con 512 kB de memoria RAM, denominada EXCEL
incluía muchas funciones graficas de las hojas actuales.
Introducción a
Microsoft Excel
Excel puede iniciar
de diferentes maneras y en versiones actuales puede iniciarse más rápido y sencillo,
en casos anteriores la posibilidad de abrir documentos desde las ventanas
llamadas jump list.
Elementos de Excel.
La nueva interfaz
de Excel cuenta con nuevas herramientas que a continuación se describirán:
A continuación se
describen:
Elemento
|
Descripción
|
Ficha archivo
|
Abre las opciones de archivo y
configuración como guardar, abrir, imprimir y otros.
|
Menú control
|
Permite restaurar, minimizar,
maximizar y cerrar el programa.
|
Barra de herramientas de acceso
rápido
|
Comandos para guardar, deshacer,
rehacer, se puede mejorar agregándole botones de uso frecuente.
|
Fichas o pestañas
|
Ocho fichas ubicadas en la parte
inferior de la barra de título abren bandas o cintas de opciones que
contienen todos los comandos del programa.
|
Barra de titulo
|
Muestra el título del documento el
nombre de la aplicación.
|
Botones de control
|
Ubicados a la derecha de la barra
de título: minimizar, que cierre la ventana y la convierte en un icono en la
barra de tareas de Windows; maximizar, que abre la ventana de la aplicación;
cerrar, el documento y la aplicación.
|
Botón de ayuda de Microsoft Office
Excel.
|
Abre la ventana de ayuda de Excel
con consejos y temas de ayuda.
|
Cinta de opciones
|
Al pulsar sobre cualquiera de las
fichas se muestran la cinta de opciones correspondientes con todos sus
botones de comandos, organizados en grupos bien definidos.
|
Cuadro de nombres
|
Muestra el nombre de la celda o rango,
cuando se les ha asignado alguno, o la ubicación del cursor en la pantalla
haciendo referencia a la columna y a la fila.
|
Barra de formulas
|
Es la barra donde aparecen los
números, valores y fórmulas que se escriben en las celdas, a la izquierda se
ubican el icono insertar función y el cuadro de nombre.
|
Barra de título del libro de
cálculo abierto
|
Cuando el documento abierto no se
ha maximizado se muestra en la interfaz de Excel como una ventana independiente,
que contiene su propia barra de título y sus botones de control.
|
Botones de control del libro de
cálculo abierto
|
Botones que permiten minimizar
,maximizar y cerrar el documento ,sin cerrar el programa
|
Encabezados de columnas
|
En la parte superior del área de trabajo de Excel se encuentran
letras que son los nombres o encabezados de las columnas.
|
Títulos de filas o renglones.
|
A la izquierda del área de trabajo
está la barra de títulos de las filas o renglones.
|
Puntero.
|
Al iniciar Excel, el mouse cambia a
forma de cruz chueca.
|
Área de trabajo
|
Las columnas se identifican
con letras de la A hasta la XFD.los
renglones de 1 al 1, 048, 576, por lo que Microsoft Excel 17, 179, 859, 184,
entre columnas y filas.
|
Barras de desplazamiento
|
Barra de desplazamiento horizontal:
mueve de izquierda a derecha. Barra de desplazamiento vertical: mueve de
arriba hacia abajo.
|
etiquetas de hojas
|
Si el documento no tiene nombre,
Excel lo guarda como LIBRO 1
|
Botón insertar hoja de calculo
|
Botón ubicado a la derecha de las
etiquetas.
|
Barra de estado
|
muestra si están activadas o
desactivadas algunas teclas
|
Botones de vista
|
A la derecha de la barra de estado
se encuentran tres botones: normal, diseño de página, y vista previa de salto
de pagina
|
Zoom
|
Alejar y acercar de la pantalla.
|
Celda activa
|
Es donde se encuentra l cursor y el
rectángulo esta sombreado.
|
Medidas de renglones y columnas
|
Pueden ser modificadas y varían de
acurdo con la versión y las configuraciones de la instalación.
|
Ficha
archivo
Contiene todos los
comandos para trabajar
Ficha
inicio
Contiene
aplicaciones como: tipo de letra, formatos y estilos, buscar y seccionar,
autosuma entre atrás.
Ficha
insertar
Contiene comandos
para insertar; tablas, imágenes, gráficos, columnas líneas, hipervínculos, cuadros
de texto, encabezado y pie de pagina
Ficha
diseño de página
Contiene
comandos para diseñar; temas,
configuración de página, ajustar área de
página, opciones de la hoja, organizador.
Ficha
formulas
Herramienta para
insertar las funciones predeterminadas de Excel; administrar nombres de rangos;
auditar y evaluar formulas; configurar
opciones de cálculo y modificar las funciones de cálculo.
Ficha
Datos
Permite obtener
datos externos, ordenar y filtrar datos, definición de esquemas, consolidación
y validación de datos.
Ficha
vista
Herramienta para
mostrar u ocultar reglas, la barra de fórmulas, líneas, cuadriculas; ampliar y
reducir la vista del documento; creación de macro instrumentos.
Ficha
diseño
Herramientas de dibujo,
de imagen, de gráficos, de presentación,
formatos y herramientas de tablas dinámicas.
Ficha
archivo
Lugar donde se
encuentran todas las herramientas que afectan a los archivos. Por ejemplo:
imprimir, enviar, nuevo, abrir, guarda, información, reciente.
Los principales comandos y funciones de esta ventana se muestran al pulsar en las fichas de la columna de la izquierda, que son:
- ·
- · GUARDAR COMO: cada vez que se ejecuta abre el menú GUARDAR COMO que permite seleccionar el formato que tendrá el documento.
- · ABRIR: abre el cuadro de dialogo ABRIR que permite buscar en las carpetas de disco duro documentos existentes, para abrir una de ellos. (versión 2013)
- · CERRAR. Cierra el documento en el cual se está trabajando sin cerrar el programa .para cerrar el programa el documento se pulsa en el botón Salir que se encuentra en la parte inferior o en el botón de control CERRAR de la interfaz de Word.(versión 2013)
- · RECIENTE: muestra listados LIBROS RECIENTES y LUGARES RECIENTES.
- · NUEVO: en esta ventana se puede iniciar un nuevo documento en blanco LIBRO EN BLANCO y pulsando el botón CREAR.
- · IMPRIMIR : abre una ventana con gran cantidad de opciones para configurar la manera en que se enviara en documento a la impresora.(versión 2013)
- GUADAR Y ENVIAR: abre una ventana con comandos que permiten guardar el documento con otro tipo de formato, enviarlo inmediatamente al correo, enviarlo la red, o crear un documento PDF entre otros. (version 2013)
- · AYUDA: presenta una ventana con las opciones: ayuda de Microsoft office; introducción; ponga se en contacto con nosotros; buscar actualizaciones; e información acerca de la versión de registro de derechos del autor del programa.
- · OPCIONES : abre el cuadro de dialogo, opciones de excel donde e realizan todas todas las configuraciones y ajustes del programa
TIPO DE DATOS EN EXCEL
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada
una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de
esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante
conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede
contener solamente tres tipos de datos:
·
Valores numéricos
·
Texto
·
Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de
datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.
Primero se define el esquema del documento y
se escriben los títulos, rótulos o etiquetas. Una vez ya definido el formato
tabular como pueden introducirse los datos numéricos funciones o fórmulas para
realizar las acciones necesarias.
Datos
alfanuméricos: los alfanuméricos o de texto son cadenas de
caracteres que se utilizan sentar títulos, letreros, números telefónicos, direcciones, claves de artículos, nombres de
columnas o notas explicativas en la hoja de cálculo .en los datos se introducen
tecleando los caracteres sobre la celda seleccionada si se escriben datos sobre
la celda de ya contienen información, se sobrescriben borrando loa anteriores.
Datos
numéricos
Todo número que se
introduzca en un celda es considerado automáticamente por el programa como dato
numérico a menos que se superficie lo contrario en un libre de cálculo, a este
tipo de datos se les conoce como valores. La siguiente figura muestra los
alfanuméricos y numéricos introducidos en varias celdas.
Al insertar números
en las celdas no introduzcas signos de porcentajes .símbolos de moneda o
caracteres del texto porque Excel los podría tomar como entrada alfanumérica.
Formula
Las fórmulas de
Excel son ecuaciones o notificaciones que se utilizan para realizar cálculos
los numéricos. Se introducen igual que los datos alfanuméricos o los números
operadores como +, - , *, /, y (), para realizar funciones de suma, reta, multiplicación,
división, potencias y agrupación de operaciones, respectivamente .estos se
escriben explícitamente como se haría en algebra. Las formulas siempre se
inician con el signo de igual (=) para Excel las reconozca como tales.
Los operadores
matemáticos de las fórmulas más usuales se muestran en la tabla;
operador
|
Descripción
|
Ejemplo
|
Agrupamiento ()
|
Agrupan una o más números.
|
=(2+4)
|
Potencia ʌ
|
Permite elevar una potencia
determinada un número o el valor de una celda
|
=2 ʌ5,=A3 ʌ2
|
Producto*
|
Permite multiplicar dos o mas
Mayores introducidos.
|
=2*5,=6*9
|
Cociente /
|
Para dividir dos o más valores
introducidos manual mente.
|
=2/5,=A3/4
|
Suma +
|
Permite sumar dos o más números
introducidos manualmente.
|
=3+9,=A3+4
|
Resta -
|
Permite resta dos o más valores
introducidos manual mente
|
=5-2, =B3-4
|
Referencias de celdas
Una de las ventajas
de realizar los cálculos en una hoja electrónica es la posibilidad de escribir
formulas utilizando referencia de celdas en lugar de los valores, introducen
primero las celdas y realizan los cálculos, hay que referirse a la celda especifica en lugar de escribir
directamente,
·
Por ejemplo:
·
3850 en la celda A2
·
756 en F7
·
645 en D4
La fórmula para
calcular lo anterior se escribe de manera normar con la notificación de Excel:
= ((A1+A2)*A3 ʌ2)
/200
Excel es muy
“inteligente”, si al momento de escribir la formula pulsa en la ficha que
apunta hacia abajo, a la derecha del cuadro los nombres, como incluye que
deseas escribir una formula propone una lista predefinidas que se despliegan
hacia abajo.
Errores de las fórmulas
Al introducir datos erróneos, algún aperador
desconocido o una referencia a una celda inexistente, Excel muestra el mensaje
de error ¿nombre? Y una etiqueta
inteligente.
1. Columna muy angosta: si la
columna es muy angosta para mostrar los resultados de la formula, se puede
modificar.
2. Referencia invalida: Cuando
se hace una referencia circular, como A1/B1*C1es la celda donde está
escribiendo los datos, aparece un mensaje de error ya que se puede dar lugar un
circulo de indefinido.
3. Calculo inválido: Excel no
puede realizar cálculos con celdas que contienen texto. se utilizara una celda
como texto en la formula se presenta el error y una etiqueta inteligente que le
permite mostrar los pasos de cálculo obtener ayuda o corregir el error.
4. División entre cero: en
aritmética dividir entre cero es una
indeterminación .este tipo de error se produce cuando en una división de Excel,
el divisor es cero.
Funciones de Excel
Son formulas
predefinidas que permiten realizar cálculos sencillos o complejos con valores
específicos denominados argumentos
utilizando una estructura practica que comienza con el signo (=), el
nombre de la función y el argumento encerrado entre paréntesis.
Las doce categorías
en las que se organizan las funciones de Excel son: financiera; fecha y hora;
matemáticas; trigonometría; búsqueda y referencia; información; ingeniería;
cubo; compatibilidad.
Existen muchas
maneras de introducir funciones en las celdas. Excel han evolucionado bastante
en el aspecto automatización y la facilidad funciones inteligentes, que ofrecen
opciones desde el momento que se comienza a escribir.
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